Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

A, Pengertian SIM SDM

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human resourches Information System (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Walaupun demikian, belum semua perusahaan menerapkan sistem ini. Salah satu alasan mereka adalah kurangnya pengetahuan mereka mengenai pembangunan dan pengembangan sistem ini. Oleh karena itu, pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia penting untuk dijelaskan. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan dalam makalah ini.

B. Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia meliputi perencanaan,  pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian.
1.      Perencanaan
Perencanaan (human resources planning) adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian. Program kepegawaian meliputi pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Program kepegawaian yang baik akan membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masayarakat.
2.      Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah kegiatan untuk mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi, wewenang, integrasi, dan koordinasi dalam bagan organisasi. Organisasi hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan. Dengan organisasi yang baik akan membantu terwujudnya tujuan yang efektif.
3.      Pengarahan
Pengarahan (directing) adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif secara efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masayarakat. Pengarahan dilakukan pemimpin dengan menugaskan bawahan agar mengerjakan semua tugasnya dengan baik.
4.      Pengendalian
Pengendalian (controlling) adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. Apabila terdapat penyimpangan dan kesalahan, diadakan tindakan perbaikan dan penyempurnaan rencna. Pengendalian karyawab meliputi kehadiran, kedisiplinan, perilaku, kerja sama, pelaksanaan pekerjaan, dan menjaga situasi lingkungan pekerjaan.
5.      Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan oroentasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya tujuan.
6.      Pengembangan
Pengembangan (development) adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.
7.      Kompensasi
Kompensasi (compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak. Adil diartikan sesuai dengan prestasi kerjanya, layak diartikan dapat memenuhi kebutuhan primernya serta berpedoman pada batas upah minimum pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal perusahaan.
8.      Pengintegrasian, adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan. Perusahaan memperoleh laba, karyawan dapat memenuhi kebutuhan dari hasil pekerjaannya. Pengintegrasian merupakan hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena mempersatukan dua kepentingan yang bertolak belakang.
9.      Pemeliharaan, adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan agar mereka mau   bekerja sama sampai pension. Pemeliharaan yang baik dialakukan dengan program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagian besar karyawan serta berpedoman kepada internal dan eksternal konsistensi.
10.  Kedisiplinan, merupakan fungsi MSDM yang terpenting dan kunci terwujudnya tujuan karena tapa disiplin yang baik sulit terwujud tujuan yang maksimal. Kedisiplinan adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan norma-norma sosial.
11.  Pemberhentian, adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pension, dan sebab-sebab lainnya.

C. Model Pengembangan Sistem Informasi Manajemen dalam  Sumber Daya Manusia
Pembangunan atau pengembangan SIM-SDM dalam suatu organisasi harus disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. Tujuan utama dari pembangunan dan pengembangan SIM-SDM haruslah dapat “memanusiakan” karyawan suatu organisasi dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Sebelum mengembangkan atau mengganti sistem yang baru, sistem lama yang ada harus dipahami dan dikaji kekurangan dan kelebihannya.
Tujuan pengembangan sumber daya manusia sebagai produktivitas kerja, efisiensi, kerusakan, kecelakaan, pelayanan, moral, karier, konseptual, kepemimpinan, balas jasa, dan konsumen. [13]
Dalam membuat model SIM-SDM, format umum yang digunakan sama dengan subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan di berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan, database ditempatkan dalam penyimpanan komputer. Subsistem output mencerminkan arus sumber daya manusia dalam perusahaan. McLeod menyatakan bahwa dalam model SIM-SDM, ada beberapa subsistem yang terlibat di dalamnya, antara lain:[14]
1.      Sistem informasi akuntansi
Data yang ditangani oleh SIM-SDM merupakan campuran elemen-elemen data personel dan data akuntansi. Contoh elemen data personel misalnya nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan pajak penghasilan.
2.      Subsistem penelitian sumber daya manusia
Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Penelitian diadakan karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIM-SDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu), analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan.
3.      Subsistem intelijen sumber daya manusia
Subsistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing. Banyak dari intelijen ini dikumpulkan melalui sistem informal.
4.      Database SIM-SDM
Database SIM-SDM dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perusahaan di lingkungan perusahaan. Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database lainnya berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan dalam manajemen database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan dBASE.
5.      Output SIM-SDM
Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara perusahaan dan jasa sistem informasi.
6.      Subsistem perencanaan angkatan kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Aplikasi lain yang dapat digunakan adalah perencanaan dan pemodelan angkatan kerja.
7.      Subsistem perekrutan
Penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan dari pada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan.
8.      Subsistem manajemen angkatan kerja
Aplikasi subsistem ini meliputi penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian atau kompetensi, suksesi, dan pendisiplinan. Manajamen angkatan kerja sangat jarang diaplikasikan. Fenomena tersebut karena subsistem ini cukup sulit diterapkan.

9.      Subsistem kompensasi
Aplikasi yang berhubungan dengan gaji merupakan aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Maka dari itu, subsistem ini merupakan yang paling sering diterapkan oleh perusahaan. Aplikasi yang sering dikembangkan dalam manajemen kompensasi mencakup peningkatan penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus, dan kehadiran.
10.  Subsistem benefit
Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar menerapkan aplikasi yang mudah. Subsistem ini merupakan bukti bahwa SDM telah berhasil dalam mencapai end-user computing.
11.  Subsistem pelaporan lingkungan
Aplikasi yang terlingkup dalam subsistem ini antara lain catatan Equal Employment Opportunity (EEO), analisis EEO, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan beracun, dan keluhan. Dua aplikasi EEO yang diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung kepada pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.

D. Kesimpulan
1.      Sistem Informasi Manajemen dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam organisasi, dimana tercakup didalamnya antara lain : proses perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. Secara akurat Sistem Informasi Manajemen harus dapat memberikan informasi mengenai kondisi riil organisasi. Salah satu bagian dari Sistem Informasi Manajemen yang penting adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), karena sumber daya manusia merupakan aset yang sangat berharga bagi organisasi.
2.       Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama organisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber daya manusia yang baik. SISDM merupakan prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memvalidasi data oleh organisasi mengenai sumber daya manusia, dan kegiatan-kegiatan personalia.